CLEX의 새로운 업데이트
소식을 확인해 보세요.
안녕하세요.
AI 녹취 플랫폼과 클라우드 서비스 전문 기업 퓨렌스 입니다.
이번에 소개해드릴 CLEX 2.0의 기능은 바로 EMS 입니다.
EMS란? (Email Management System)
EMS (Email Management System, 이메일 관리 시스템)은 기업 또는 조직 내에서 들어오는 이메일을 효율적으로 관리하고, 업무 프로세스를 최적화하는 시스템입니다.
Clex 2.0의 EMS 기능은 단순한 이메일 송·수신 기능을 넘어, 메일 자동 분배, 상담 이력 등록, 메일 예약 전송, 템플릿 활용 등 다양한 기능을 제공합니다. 이를 통해 상담사와 직원들은 더욱 빠르고 체계적으로 이메일을 처리할 수 있습니다.
이번 시간에 알아볼 EMS의 주요 기능 및 역할은 다음과 같습니다.
✅ 이메일 자동 분류 및 할당 : 미분배된 메일을 확인하고 적절한 담당자에게 배정
✅ 메일함 관리 : 미처리, 처리 완료, 보낸 메일, 스팸 등 다양한 메일함 제공
✅ 상담 이력 기록 : 고객과의 이메일 상담 내역을 데이터로 축적
✅ 답장 및 처리 기능 : 이메일에 대한 답장을 작성하거나 바로 처리 완료로 변경
✅ 예약 전송 : 특정 시간에 자동으로 이메일을 발송
✅ 템플릿 기능 : 자주 사용하는 이메일 내용을 저장하고 쉽게 활용
EMS 주요 기능 안내
1. EMS 화면 이동
좌측 메뉴 탭에서 EMS를 클릭하면 EMS 메뉴로 이동할 수 있습니다.
2. 메일함 기능 살펴보기
EMS에서는 다양한 메일함을 제공하여 이메일을 분류하고 관리할 수 있습니다.
미분배 메일함 : 아직 담당자가 지정되지 않은 메일 목록
전체 메일함 : 미처리 메일과 처리 완료된 메일을 모두 확인 가능
미처리 메일함 : 아직 처리되지 않은 메일
처리 메일함 : 이미 처리된 메일
보낸 메일함 : 발신된 메일 확인
임시 저장함 : 작성 중인 메일 임시 저장
스팸 메일함 : 스팸 처리된 메일 (관리자 전용)
3. 미분배 메일함 관리
아직 담당자가 정해지지 않은 메일을 조회하고 배정할 수 있는 공간입니다.
원하는 메일을 클릭하면 내용을 조회할 수 있습니다.
메일을 자신에게 할당하거나, 다른 상담사에게 배정할 수 있습니다.
스팸으로 지정하여 관리할 수도 있습니다.
4. 전체 메일함 관리
자신에게 할당된 모든 메일을 관리하는 공간으로, 미처리 및 처리 완료된 메일을 모두 확인할 수 있습니다.
상담 등록 : 해당 메일과 관련된 상담 이력을 기록
이관 : 메일을 다른 상담사에게 재할당
처리 : 별도 답장 없이 바로 ‘처리 완료’ 상태로 변경
답장 : 해당 메일에 대한 답장 작성
스팸 처리 : 스팸 메일함으로 이동
연관 메일 보기 : 관련된 이메일을 한눈에 확인
5. 상담 이력 관리 기능
✅ 상담 등록하기
상담 등록 버튼을 클릭하면 상담 등록 팝업이 나타납니다.
상담일시 및 상담사는 자동 입력되며, 상담 분류와 내용을 입력한 후 저장하면 상담 이력이 추가됩니다.
✅ 상담이 등록된 메일 관리
상담이 등록된 메일의 경우, 상담 수정 및 티켓 연결이 가능합니다.
6. 메일 답장 및 예약 전송 기능
✅ 메일 답장하기
선택한 메일에 답장을 작성하고 전송하면, 해당 메일은 자동으로 ‘처리 메일함’으로 이동합니다.
파일 첨부 기능 지원: 메일 작성 시 파일을 첨부할 수 있으며, 최대 첨부 개수 및 용량을 초과하지 않도록 관리됩니다.
✅ 메일 예약 전송하기
원하는 시간에 메일을 자동으로 전송할 수 있습니다.
예약 버튼을 클릭하여 날짜 및 시간을 선택한 후, 확인을 누르면 설정 완료!
7. EMS 템플릿 활용하기
Clex 2.0 어드민 페이지에서 작성한 EMS 템플릿을 불러와, 메일 내용에 바로 적용 가능합니다.
반복적으로 사용하는 이메일을 템플릿으로 저장해두면, 업무 속도를 더욱 높일 수 있습니다.
왜 EMS가 필요할까?
📌 업무 효율성 향상 – 이메일을 체계적으로 분배하고 관리하여, 업무 속도를 높입니다.
📌 고객 대응 품질 개선 – 상담 내역을 기록하고 활용하여, 고객 만족도를 높일 수 있습니다.
📌 데이터 기반 업무 운영 – 메일 처리 이력을 분석하고, 업무 개선에 활용 가능합니다.
Clex 2.0 EMS를 통해 더욱 체계적이고 스마트한 이메일 관리를 경험해보세요!